Completar las Declaraciones de Nómina Salarial
¿Cómo calculo la prima de la nómina salarial y completo mi informe?
¿Qué es una Declaración de Nómina Dividida?
¿Cómo calculo las horas extras en mi declaración de nómina salarial?
¿Cómo declaro a los funcionarios con cobertura?
He perdido o extraviado mi declaración de la nómina salarial. ¿Cómo puedo obtener otra?
Cometí un error en mi informe de nómina salarial. ¿Cómo lo corrijo?
¿Tengo que enviar una informe de nómina salarial si no tengo nómina salarial?
¿Debo conservar una fotocopia de mi declaración de nómina salarial para mis registros?
Presentación de Declaraciones de Nómina Salarial
¿Cómo presento mi declaración de nómina salarial?
¿Cómo presento mi declaración de la nómina salarial si mi póliza está pendiente de cancelación?
¿Cómo puedo verificar que State Fund ha recibido y contabilizado mi informe de nómina salarial?
Completar las Declaraciones de Nómina Salarial
¿Cómo calculo la prima de la nómina salarial y completo mi informe?
Si está realizando una declaración de nómina salarial mensual, el ejemplo siguiente es lo que verá normalmente cuando le enviemos una. Si está en facturación estipulada, tendrá que completar la declaración de la nómina salarial, pero no necesita calcular la prima de la nómina. El ejemplo siguiente es similar al que recibirá cuando le enviemos una declaración de la nómina salarial menos el cálculo de la prima de la nómina.
A) Los Códigos de Clase son los sistemas de codificación numérica para asignar las funciones de los puestos de trabajo.
B) Una descripción del trabajo realizado explica a qué hacen referencia los códigos de clase.
C) La tarifa intermedia es el importe que se le cobra por cada cien dólares, incluidos los descuentos (si procede). Determinamos la tasa intermedia en sus declaraciones de nómina salarial multiplicando la tasa base por cualquier descuento (como la clasificación por antigüedad y el factor de descuento de la prima) al que tenga derecho.
D) Una modificación de la experiencia (ex-mod) es un modificador de la prima calculado por la Oficina de Clasificación del Seguro de Compensación de los Trabajadores. La clasificación por experiencia permite que la prima de un empleador refleje su propia experiencia de pérdidas (frecuencia y gravedad de los reclamos de los trabajadores lesionados) en comparación con la experiencia de pérdidas promedio de otros empleadores de California en la misma industria. Hay una serie de variables que influyen en que una ex-mod sea superior o inferior al promedio (100%). Para obtener mayor información, sírvase visitar el sitio web WCIRB.
Cálculo de la Nómina Salarial
Para calcular la nómina salarial:
A) Introduzca el número de empleados para cada código de clase para el que se dispone de nómina salarial para el periodo de declaración.
B) Introduzca la nómina bruta total (salarios totales de los empleados antes de impuestos y otras deducciones) por código de clase para el periodo de declaración.
C) Para calcular la prima adeudada, multiplique el total de la nómina bruta [B] por la tasa intermedia que figura en la 3ª columna y, a continuación, divídala por 100 e introdúzcala en la línea correspondiente de la columna Prima [C].
D) Sume las cifras de la nómina de cada código de clase en la columna Nómina de Empleados [B] escriba el total en la Casilla 1: Subtotal [D] Si hubo Excedente de Horas Extras escriba el total del Excedente de Horas Extras para todos los códigos de clase en la Casilla 2 (para información sobre el cálculo del Excedente de Horas Extras vea la pregunta de las Preguntas Frecuentes "¿Cómo calculo el Excedente de Horas Extras?"
E) Sume las cifras de la columna Prima [C] para obtener el total de la prima por trabajador y anote el total en A: Prima total por trabajador [E].
F) Sume los totales de la casilla 1: Subtotal [D] y de la casilla 2: Excedente de horas extras e introduzca el total en la casilla 3: Nómina total de empleados [F].
G) Traslade el total de la casilla 3[F] a Nómina bruta total [G].
H) Traslade el total de la casilla A: Prima total del empleado [E] a Prima bruta de la nómina declarada [H].
I) Multiplique la prima bruta de la nómina declarada [H] por su porcentaje de modificación de la experiencia [I] (si procede) para determinar la prima total adeudada.
J) Introduzca el total en Subtotal Prima [J]
K) Mueva la cifra de Subtotal Prima [J] a Total Prima Adeudada [K].
L) Complete esta información asegurándose de firmar y fechar la declaración de nómina salarial
M) Debemos recibir la declaración de nómina salarial y el pago antes de la fecha de vencimiento establecida
Si no tiene nóminas para el periodo de declaración, es crucial que marque la casilla "Nómina en cero" en la primera página de la declaración de nóminas, firme, feche y devuélvala en el sobre provisto. No es necesario que incluya sus registros de nómina salarial (los solicitaremos al final de la auditoría de la vigencia de la póliza, si es necesario).
Mi póliza es de facturación estipulada. ¿Tendré que seguir completando las declaraciones de la nómina salarial?
Sí, tendrá que continuar completando la declaración(es) de nómina que reciba, pero no tendrá que calcular la prima en la declaración.
¿Qué es una Declaración de Nómina Dividida?
Se envía una declaración de nómina dividida cuando hay una fecha de anualidad de clasificación en su póliza que cae después del mes y el día en que las tarifas, los planes de clasificación y los sistemas de clasificación se aplican inicialmente a una póliza. Deberá anotar su nómina salarial para cada período especificado.
Modelo de Declaración de Nómina Dividida
¿Cómo calculo las horas extras en mi declaración de nómina salarial?
Ejemplo:
Total de Horas = 40
Horas Extra = 8
Tarifa de Pago = $16.00
Tarifa de Horas Extra = $16.00 x 1 ½ = $24.00 por hora
40 horas regulares trabajadas x $16.00 por hora = $640.00
+ 8 horas extra trabajadas x $24.00 por hora = $192.00
Nómina Salarial Total (640.00 + $192.00) = $832.00 Nómina Salarial Total
En el caso de las horas extra, no se paga la prima por la parte que excede de la tarifa salarial ordinaria. Para las tarifas de “tiempo y medio”, como en este ejemplo, para calcular fácilmente la porción excedente de horas extra, tome la porción total de horas extra de $192.00 y divídala entre 3. Este es el importe exento. Deduzca el importe exento del total de la nómina salarial para obtener el importe por el que se cobrará la prima.
Ejemplo: $192.00 ÷ 3 = $64.00 de excedente de horas extra
$832.00 de nómina salarial total menos $64.00 de excedente de horas extra = $768.00 sobre los que se cobra la prima.
Estoy completando mi declaración de la nómina salarial, pero necesito una clasificación adicional. ¿Qué debo Hacer?
Póngase en contacto con nosotros al (888) 782-8338 o envíe la solicitud por correo electrónico a policyassistance@scif.com. Proporcione una descripción completa del puesto del empleado y la clasificación podrá añadirse a la póliza. Le rogamos que no declare nóminas en la nueva clasificación hasta que ésta haya sido revisada y refrendada en su póliza.
Cuestionario sobre Funciones del Puesto
¿Cómo declaro a los funcionarios con cobertura?
Los funcionarios y socios están cubiertos por las prestaciones a menos que estén específicamente excluidos por una cláusula adicional. Cuando la póliza cubra a socios comerciales, ejecutivos o directores, suscribiremos la cobertura según la clasificación vigente o superior aplicable a las funciones específicas de los empleados supervisados. Los socios y funcionarios corporativos están sujetos a las limitaciones salariales mínimas/máximas de la Oficina de Clasificación de Seguros de Compensación de los Trabajadores (WCIRB, por sus siglas en inglés). Los directores están sujetos a una remuneración real.
Declare la nómina de cada funcionario o socio cubierto, sujeto a la “remuneración mínima y máxima” por año, que es el importe de nómina salarial más bajo y más alto utilizado para calcular la prima para la cobertura de los funcionarios. La Oficina de Clasificación de Seguros de Compensación de los Trabajadores de California (WCIRB, por sus siglas en inglés) establece importes anuales mínimos y máximos que las aseguradoras deben solicitar para los funcionarios con cobertura. Para las pólizas que se inicien o renueven a partir del 09/01/2024, el mínimo es de $62,400 y el máximo de $159,900. Esto significa que si un funcionario ganara $50,000 para el año de la póliza vigente a partir del 09/01/2024, la prima se basaría en $62,400. Del mismo modo, si un funcionario gana $170,000 para el año de póliza que entra en vigor el 09/01/2024, la prima para la cobertura de ese funcionario se basaría en $159.900. La prima se basa en el salario real para los ingresos comprendidos entre el mínimo y el máximo. Tenga en cuenta que el mínimo y el máximo se pueden ajustar anualmente y se pueden encontrar en la Parte 3, Sección V, Norma 1, Subreglas j-m y p del Plan Uniforme de Informes Estadísticos de Compensación de los Trabajadores de California-1995 . A continuación figura una lista de los mínimos y máximos recientes:
A) Introduzca la nómina neta total de los directivos/socios/miembros (salarios totales antes de impuestos y otras deducciones) para el periodo de declaración.
B) Para calcular la prima adeudada, multiplique el total de la nómina salarial neta [A] por la tarifa intermedia indicada y, a continuación, divídala por 100 e introdúzcala en la línea de la columna Prima [B].
C) Sume la Nómina Salarial Total de Empleados de la Casilla 3 de la página anterior de la declaración de nómina a la Nómina Salarial de Funcionarios de la Casilla 4, ingrese el total en Nómina Neta Total [C].
D) Sume la Prima Bruta de la Nómina Salarial Declarada de la Casilla A de la página anterior de la declaración de nómina a la Prima Total del Funcionario Cubierto [B], introduzca el total en Prima Bruta de la Nómina Salarial Declarada [D].
He perdido o extraviado mi declaración de la nómina salarial. ¿Cómo puedo obtener otra?
Si es un usuario registrado de State Fund Online, puede hacer clic en el enlace "Pago de nóminas y facturas pendientes" cuando haya iniciado sesión y seleccionar la opción de descarga para imprimir un duplicado. Puede enviar la declaración de nómina en línea seleccionando el botón "Declarar nómina". Si no está registrado en State Fund en línea, puede enviar la declaración de la nómina salarial en línea seleccionando "Pago y declaración de nómina salarial" en la página de inicio. Necesitará el número de póliza y el periodo de nómina salarial que figura en el informe de nómina. Por último, puede llamar al servicio de atención al cliente al (888) 782-8338, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., para solicitar que se le envíe por correo electrónico un duplicado de la declaración de nómina. Para más información sobre los beneficios de State Fund en Línea o para inscribirse, visite Beneficios de State Fund Online.
Cometí un error en mi informe de nómina salarial. ¿Cómo lo corrijo?
Si tiene una copia del informe de nómina salarial incorrecto, tache la información incorrecta y luego escriba la información corregida, vuelva a firmar, vuelva a fechar y escriba "Revisado" en el informe, para que podamos verificar cuándo se hicieron los cambios. Puede enviar por correo electrónico el informe de nómina salarial revisado a BSU@scif.com Si no dispone de una copia de la declaración enviada anteriormente, llame a nuestro servicio de atención al cliente al (888) 782-8338 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. para solicitar que se le envíe una por correo electrónico.
¿Tengo que enviar una declaración de nómina salarial si no tengo nómina salarial?
Sí, tiene que presentar un informe de nómina salarial para notificarnos que no tiene nóminas. Si es un usuario registrado de State Fund Online, puede seleccionar el enlace «Pagar nóminas y facturas pendientes» cuando haya iniciado sesión en su cuenta para enviar la declaración de nómina. Una vez que haya accedido a la declaración de nómina, seleccionará la opción "Nómina en cero" en la parte superior de la página. Si no está registrado en State Fund en línea, puede enviar su informe de nómina salarial en línea seleccionando «Pagar y presentar informe de nómina» en la página de inicio. Necesitará el número de póliza y el periodo de nómina salarial que figura en el informe de nómina. Por último, puede llamar al servicio de atención al cliente al (888) 782-8338, entre las 8.00 a.m. y las 5.00 p.m., de lunes a viernes, y hablar con un representante para presentar la declaración.
¿Debo conservar una fotocopia de mi declaración de nómina salarial para mis registros?
Le recomendamos que conserve una copia de sus declaraciones y registros de nóminas salariales durante al menos siete años, al igual que haría con sus registros fiscales.
Presentación de Declaraciones de Nómina Salarial
¿Cómo presento mi declaración de nómina salarial?
Si es un usuario registrado de State Fund en línea, puede seleccionar el enlace "Pagar nóminas y facturas pendientes" cuando haya iniciado sesión para enviar la declaración de nóminas. Si no está registrado en State Fund en línea, puede enviar su informe de nómina salarial en línea seleccionando «Pagar y presentar informe de nómina» en la página de inicio. Necesitará el número de póliza y el periodo de nómina salarial que figura en el informe de nómina. Obtenga más información sobre los beneficios de State Fund Online. También puede enviar una declaración de nóminas llamando al servicio de atención al cliente (888) 782-8338 de lunes a viernes, de 8.00 a.m. a 5.00 p.m., y hablar con un representante. Por último, puede enviar por correo postal su declaración de nóminas a:
State Fund
P.O. Box 51092
Los Angeles, CA 90051-5392
¿Debo firmar todas las páginas de mi declaración de nómina salarial?
Sí, para certificar que cada página de su declaración es exacta; es necesario firmar, fechar y presentar todas las páginas, aunque no declare ninguna nómina salarial.
¿Cómo presento mi declaración de la nómina salarial si mi póliza está pendiente de cancelación?
Si es un usuario registrado de State Fund Online, puede seleccionar "Pagar nóminas y facturas pendientes" cuando haya iniciado sesión para enviar la declaración de nóminas. Si no está registrado en State Fund en línea, puede enviar su informe de nómina salarial en línea seleccionando «Pagar y presentar informe de nómina» en la página de inicio. Necesitará el número de póliza y el periodo de nómina salarial que figura en el informe de nómina. Obtenga más información sobre los beneficios de State Fund Online. Por último, puede llamar al servicio de atención al cliente (888) 782-8338, entre las 8.00 a.m. y las 5.00 p.m., de lunes a viernes, y hablar con un representante para presentar la declaración de nómina.
¿Cómo puedo verificar que el Fondo Estatal ha recibido y contabilizado mi declaración de nómina salarial?
Si usted es un usuario registrado de State Fund Online, puede consultar fácilmente su póliza para verificar que se ha recibido su declaración. También puede llamar al servicio de atención al cliente (888) 782-8338 entre las 8.00 a.m. y las 5.00 p.m. de lunes a viernes y hablar con un representante para verificar que recibimos y publicamos su declaración. Obtenga más información sobre los beneficios de State Fund Online.